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Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Préambule Groupe Y s’engage à ce que les traitements de données personnelles effectués sur Groupe Y Doctrine soient conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés. La présente politique de protection des données s’applique au traitement de données effectué via le site internet Groupe Y Doctrine. Elle vous informe sur la/les finalité(s) des traitements effectués, la base légale des traitements, les destinataires des données ainsi que leur durée de conservation, les mesures de sécurité (description générale), l’existence éventuelle de transferts de données hors de l’Union européenne ou de prises de décision automatisées, l’utilisation et la gestion des cookies, vos droits informatiques et libertés et la façon de les exercer. Qui est le responsable du traitement des données effectué par ce site internet ? Le responsable du traitement de données effectué par le site internet Groupe Y Doctrine est la Société Groupe Y Management– 53 rue des Marais RCS 18421 – 79024 NIORT Cedex. Pour en savoir plus, voir les mentions légales. Ce site collecte-t-il des données à caractère personnel ? Suivant l’article 4.1 du RGPD, une donnée à caractère personnel est toute information qui permet de vous identifier soit directement soit indirectement. Ce site collecte des données à caractère personnel via ses différents formulaires de contact et par l’intermédiaire de cookies (pour en savoir plus sur les cookies , voir la politique cookies). Les données personnelles sont librement communiquées au Groupe Y par les personnes concernées en consentant au traitement et en prenant connaissance de la mention d’information affichée sous les différents formulaires de contact. Les données collectées sont adéquates, utiles, nécessaires et limitées au strict minimum. Il s’agit notamment de données d’identification (nom, prénom), professionnelles (société) et de connexion (adresse mail). Quelles sont les finalités de la collecte des données ? Les traitements des données à caractère personnel qui sont collectées dans le cadre des différents formulaires de contact du site internet poursuivent les finalités suivantes :

  • Répondre aux questions sur les offres
  • Prendre un rendez-vous
  • Soumettre un appel d’offres
  • Répondre à toutes vos demandes et gérer votre relation avec Groupe Y
  • Effectuer toutes les activités de gestion qui liées à votre contrat
  • Recevoir et traiter vos demandes relatives à vos droits au titre du RGPD et de la loi Informatique et Libertés.

Quel est le fondement juridique du traitement effectué par ce site ? Le traitement de vos données personnelles par Groupe Y est fondé :

  • Soit sur votre consentement pour tous les cas où vous confiez vous-même vos données personnelles. Votre consentement peut naturellement être retiré à tout moment.
  • Soit sur l’exécution de mesures contractuelles ou précontractuelles dans le cadre de votre demande de devis et de la relation commerciale qui peut en découler.
  • Soit sur le respect d’une obligation légale notamment en matière d’exercice de vos droits au titre du RGPD et de la loi Informatique et Libertés.
  • Soit sur son intérêt légitime de protection de ses documents et informations.

Quels sont les destinataires des données traitées par ce site ? Vos données à caractère personnel sont avant tout destinées au Groupe Y, éditeur du site et responsable du traitement. Elles sont traitées par le personnel des différents services concernés par vos demandes tel que le service commercial et le service de la protection des données personnelles. Elles sont traitées uniquement pour les finalités indiquées précédemment. Les données à caractère personnel vous concernant peuvent être traitées ponctuellement par des sous-traitants de Groupe Y (au sens de l’article 4.8 du RGPD) de façon encadrée strictement. Elles ne sont jamais communiquées à des tiers à des fins commerciales. Les données personnelles sont-elles transférées en dehors de l’Union européenne ? Pour permettre la fourniture de ses services et produits, Groupe Y peut transférer des données personnelles en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE). Lorsque nous le faisons, nous attendons de nos fournisseurs de services qu’ils s’engagent à mettre en œuvre des normes élevées de protection des données au moyen de normes européennes reconnues ou d’obligations contractuelles spécifiques pour garantir la protection de vos droits. Pour sécuriser ce type de transfert, Groupe Y, par exemple :

  • choisit des prestataires situés en dehors de l’EEE localisés dans un pays relevant d’un niveau de protection des données personnelles adéquat tel que reconnu par la Commission européenne, ou
  • si le prestataire n’est pas situé dans un pays qui présente le niveau de protection adéquat, et sauf pour Groupe Y à ne pas pouvoir bénéficier des dérogations prévues par les textes applicables, Groupe Y sécurisera de tels transferts par :
    • la conclusion de clauses contractuelles types reconnues par ladite Commission européenne, ou
    • le recours à un prestataire qui a adopté des règles contraignantes, reconnues par les autorités de contrôles européennes.

Afin d’obtenir une copie de ces mesures ou savoir où elles sont disponibles, vous pouvez adresser une demande écrite au délégué à la protection des données à l’adresse suivante, par courrier postal à l’adresse suivante : Société Groupe Y Management – 53 rue des Marais RCS 18421 – 79024 NIORT Cedex Quelle est la durée de conservation des données personnelles traitées par ce site ? Groupe Y s’assure que les données ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Groupe Y organise sa politique de conservation des données de la manière suivante :

Données et finalités Durée de conservation
Les données à caractère personnel traitées à des fins de gestion d’un contrat. Toute la durée de la relation contractuelle jusqu’au solde 0, augmentée de la durée des prescriptions légales.
Les données traitées dans le cadre de la gestion du contentieux. Durée de la procédure jusqu’à ce que soit prescrite l’action en exécution d’une décision de justice passée en force de chose jugée.
Les données à caractère personnel traitées à des fins précontractuelles, sans conclusion effective d’un contrat. Simulation : 3 ans après la date de la simulation.
Echanges prospect. 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact entrant du prospect.
Gestion des droits en matière de protection des données. Durée du traitement de la demande simple : 1 mois Durée du traitement de la demande complexe : 3 mois
Cookies. 13 mois maximum selon le Cookie (Pour plus d’informations voir la politique Cookies)
Gestion des consentements à la prospection par courrier électronique. Jusqu’au retrait des consentements, augmenté des délais de prescription.
Gestion des oppositions à la prospection commerciale ou au traitement.   Durée de l’opposition.

 

Cadre de traitement Support Données personnelles concernées Durée de conservation en base active Durée de conservation en archivage Source
COOKIES SOUMIS AU CONSENTEMENT Cookies Adresse IP, conservation des choix (tant le consentement que le refus) Durée de vie du cookie : durée de la visite du site par le visiteur concerné 6 mois Délibération n° 2020-092 du 17 septembre 2020 portant adoption d’une recommandation proposant des modalités pratiques de mise en conformité en cas de recours aux « cookies et autres traceurs » Lignes directrices CNIL
COOKIES EXEMPTÉS DU CONSENTEMENT Cookies Selon la finalité Durée de vie du cookie : 13 mois 25 mois Délibération n° 2020-092 du 17 septembre 2020 portant adoption d’une recommandation proposant des modalités pratiques de mise en conformité en cas de recours aux « cookies et autres traceurs » Lignes directrices CNIL
FORMULAIRE DE CONTACT Formulaire en ligne Nom et prénom, email , entreprise, téléphone, contenu du message Durée nécessaire à la réponse à la demande 3 ans à compter de leur collecte par le RT ou du dernier contact émanant du prospect Norme simplifiée n°48
FORMULAIRE D’INSCRIPTION EVENEMENT Formulaire en ligne Nom et prénom, fonction, email, téléphone Durée nécessaire à l’organisation de l’évènement / /
FORMULAIRE D’INSCRIPTION NEWSLETTER Formulaire en ligne Emai Durée de l’inscription de la personne / /

 

Quels sont les droits des personnes concernées par le traitement effectué par ce site ? Vous pouvez visiter notre site Internet sans avoir à décliner votre identité et à fournir des informations personnelles vous concernant. Cependant, il vous est possible de nous demander de vous recontacter par l’intermédiaire d’un formulaire spécifique. Nous collectons les données individuelles que vous nous fournissez dans le cadre du formulaire de contact, ainsi que dans les courriers électroniques que vous nous envoyez. Conformément au Règlement Général sur la Protection des données à caractère personnel (RGPD) entré en vigueur le 25 mai 2018 et par la LOI n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles dite LIL3 et de l’ordonnance n° 2018-1125 du 12 décembre 2018 prise en application de l’article 32 de la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles et portant modification de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, vous disposez des droits suivants :

  • d’accès à vos données à caractère personnel et aux informations les concernant ;
  • de rectification, de suppression et de portabilité de vos données à caractère personnel ;
  • de limitation et d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel ;
  • de retrait de votre consentement.

Vous disposez également (lorsque c’est applicable), du droit de formuler des directives générales ou particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès ou droit à l’oubli. Comment puis-je définir des directives post mortem ? Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre. Ces directives peuvent être enregistrées auprès d’un tiers de confiance numérique, certifié par la Cnil et chargé de faire respecter votre volonté conformément aux exigences de la Règlementation applicable sur la protection des données à caractère personnel. Comment puis-je exercer mes droits prévus par le RGPD et par la loi Informatique et Libertés ? Vos demandes peuvent être formulées de différentes façons :

  • Par le site internet de Groupe Y à travers ce lien
  • Par courriel en écrivant à l’adresse suivante
  • Par courrier postal en écrivant au Groupe Y Management– 53 rue des Marais RCS 18421 – 79024 NIORT Cedex
  • Par l’intermédiaire d’un mandataire qui utilisera l’un des canaux ci-dessus pour formuler la demande.

Veuillez formuler chacune de vos demandes par l’un des moyens ci-dessus en en joignant la copie d’une pièce d’identité ou de tout moyen permettant d’établir votre identité. Pour une demande de droit d’accès : Veuillez préciser dans votre demande sur quelles données ou quelles opérations de traitement elle porte. Vos données vous seront transmises par voie électronique ou par courrier postal, en recommandé avec accusé de réception. Groupe Y peut exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire demandée (article 15.3 du RGPD). En cas de demandes manifestement infondées ou excessives, Groupe Y peut exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations ou refuser de donner suite à ces demandes (article 12.5 du RGPD). Pour une demande de droit de rectification : Si vous estimez que des informations vous concernant sont erronées et devraient être rectifiées, merci d’indiquer précisément les données inexactes ou incomplètes vous concernant, et de fournir toutes informations permettant de les corriger ou de les compléter (article 15 du RGPD). Pour une demande de droit d’effacement : Veuillez indiquer précisément les données vous concernant dont vous demandez l’effacement, et les raisons de votre demande (article 17 du RGPD). À noter : ce droit n’est pas absolu, Groupe Y peut être dans l’obligation de conserver des informations vous concernant, notamment dans le cadre, notamment, de la gestion de la relation commerciale (gestion des factures, gestion du contentieux) et dans le cadre de la documentation et de la fourniture de preuve relative à l’exercice de vos droits. Pour une demande de limitation du traitement : Veuillez indiquer précisément les données vous concernant dont vous demandez la limitation du traitement, et les raisons de votre demande. À noter : ce droit n’est pas absolu, Groupe Y peut décider de poursuivre le traitement de vos données (article 18.3 du RGPD). La limitation, si elle est mise en œuvre, peut se traduire par la suspension de services assurés par Groupe Y (accès aux travaux et livrables, réception d’information, etc.). Ces incidences vous seront décrites dans le courrier accusant réception de votre demande de limitation du traitement. Pour une demande de droit d’opposition : Veuillez indiquer précisément le traitement de données vous concernant auquel vous souhaitez vous opposer, et les raisons de votre demande. À noter : ce droit n’est pas absolu. Veuillez indiquer précisément le traitement pour lequel vous vous opposez à la gestion de vos données personnelles, et les raisons de votre demande (article 21 du RGPD). Pour une demande de droit à la portabilité : Chaque utilisateur peut à tout moment faire une demande de portabilité des données afin de récupérer les données personnelles que Groupe Y a collecté sur lui dans le cadre des traitements fondés sur le consentement et sur la base d’un contrat. Si vous souhaitez que les données soit transmises à un autre responsable de traitement sous un format standard, merci de le préciser et d’indiquer les coordonnées de cet autre responsable de traitement. Comment contacter le DPO ? Vous pouvez contacter le DPO de Groupe Y par voie électronique à l’adresse suivante ou par voie postale en envoyant votre courrier à l’adresse suivante : Société Groupe Y Management – 53 rue des Marais RCS 18421 – 79024 NIORT Cedex – Délégué à la protection des données. Votre droit d’introduire un recours Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données si vous estimez que vos données à caractère personnel ont été traitées illicitement. Le droit de déposer une telle plainte est entendu sans préjudice des autres recours administratifs ou judiciaires. L’autorité de contrôle de la protection des données compétente en France est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. Vous pouvez la contacter :

  • via son site internet
  • par courrier à l’adresse postale suivante : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés 3, place de Fontenoy 75007, Paris
  • Par téléphone au 01 53 73 22 22